SEKRETARIS

SEKERTARIS

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum
.

Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.

Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya.

A. Penjelasan dan tugas dari sekretaris

Sekretaris adalah dari segi asal katanya, istilah sekretaris asalnya dari kata “secretum” yaitu bahasa latin yang artinya rahasia. Kata“secretum” lalu kemudian berubah menjadi kata “secretarius” yaitu dalam bahasa Perancis, lalu “secretary” dalam bahasa Inggris, lalu akhirnya menjadi kata “secretaries” yaitu dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia yang dikenal dengan istilah “sekretaris” yang berasal dari kata “secretaries” bahasa Belanda. Sekretaris adalah orang, pegawai ataupun karyawan yang di berikan tugas dan juga pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia suatu negara atau perusahaan.

Atau dapat di katakan definisi sekretaris yaitu seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan ataupun suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, tugas sekretaris dikelompokkan menjadi delapan diantaranya yaitu:

Tugas rutin yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugasnya meliputi seperti:

Membuka surat-surat.

Menerima dikte pimpinan.

Menerima tamu.

Menerima telepon.

Menyimpan arsip atau surat.

Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan.

Dan lain-lain.

Tugas khusus yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Bisanya tugas ini meliputi seperti:

Mengkonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar.

Menyusun surat-surat rahasia (confidential).

Menyusun acara pertemuan bisnis.

Pembelian kado ataupun cindera mata.

Dan masih banyak lagi.

Tugas istimewa yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, seperti meliputi:

Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan.

Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi.

Mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi.

Mewakili seseorang saat menerima sumbangan untuk dana ataupun keperluan kegiatan yang lainnya.

Memeriksa hasil pengumpulan dana ataupun uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.

Menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.

Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor.

Dan lain-lain.

Tugas Sosial diantaranya meliputi:

Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan.

Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya.

Dan yang lainnnya.

Tugas Keuangan yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya:

Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya: penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dll.

Membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.

Menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

Dan sebagainya.

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya yaitu:

Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

Mencatat berbagai janji untuk pimpinan.

Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.

Dan lain-lain.

Tugas insidental yaitu tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya meliputi:

Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan.

Membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.

Mengkoreksi berbagai bahan cetakan, misal seperti: undangan, formulir, brosur serta daftar yang di konsep oleh perusahaan.

Mewakili pimpinan dalam berbagai macam resepsi atau pertemuan.

Dan masih banyak lagi.

Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis), ini terjadi ketika 2 (dua) orang atau lebih saling menerima serta memberikan yang berupa suatu informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan sangat melelahkan bagi sekretaris untuk menorganisir berbagai pertemuan tersebut.

Kesekretariatan

A.   Pengertian Umum Kesekretariatan

Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktifitas yang dilakukan oleh sekretariat.

Sementara  sekretariat adalah organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan berbagai kerja ketatausahaan.

Menurut websteris third new international dictionary (1982)

Sekretariat adalah

1. Kantor seorang sekretaris

2. suatu kelompok pekerja  sekretaris.

Kemudian moekijat memberikan pengertian sekretariat dalam 3 pengertian:

1. Pada mulanya sekretariat sekedar merupakan tempat seorang sekretaris  bertugas

2.Kemudian mengalami perkembangan sekretariat merupakan suatu organisasi tempat sekretaris melakukan tugas dalam bidang:

·        tata keterangan

·        tata warkat

·        tata usaha

3. Pada akhirnya Sekretariat adalah organisasi tempat sekretaris beserta pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan administrasi.

            Dari defenisi  kesekretariatan, maka kesekretariatan mencakup 3 maksud (arti):

1.      Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris

2.      Kelompok sekretaris atau pegawai  yang  tugas pokoknya melakukan kegiatan tata usaha.

3.      Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk menunjang tercapainya tujuan organisasi.

B.   Macam-macam Sekretariat

Ø  Tiga macam bentuk sekretariat

·         Sekretariat yang hanya ditangani oleh satu orang sekretaris

·         Sekretariat yang ditangani oleh beberapa sekretaris

·         Sekretariat sebagai bagian dari suatu organisasi

C.   Peranan Sekretariat adalah

Melakukan aktifitas penunjang terhadap satuan organisasi lain, guna memperlancar aktifitas pokoknya, dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi perkantoran modern, menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan aktifitas penunjang adalah

Segenap rangkaian aktifitas yang terdiri dari:

 Menghimpun

 Mencatat

 Mengolah

 Menggandakan

5.   Mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu organisasi.